Данная модель предполагает, что рекрутинговая компания осуществляет поиск кандидатов от имени клиента (потенциального работодателя), т.е., например, публикует объявления о приеме на работу, проводит собеседования при приеме на работу, предлагает шкалу заработной платы и т. д. Оно не привлекает кандидатов за счет собственных ресурсов, а активно ищет их от имени клиента.
В описанной ситуации Компания АВС (потенциальный работодатель) является администратором персональных данных кандидатов, принимает решение о целях и способах обработки персональных данных. В такой ситуации с кадровым агентством должен быть заключен договор о поручении обработки персональных данных, в котором Компания АВС (как потенциальный работодатель) поручает агентству данные лиц, подающих заявление о приеме на работу/данные о приеме на работу, для обработки.
Заказчик должен помнить, что в случае данной модели сотрудничества он будет выступать администратором персональных данных. В этой модели, в отличие от первой из описанных ситуаций, контролером данных будет с самого начала процесса найма. Поэтому он будет обязан предоставить информацию по ст. 13 Общего регламента по защите данных. Поэтому он должен обязательно добавить в соглашение о сотрудничестве соответствующую оговорку о том, что агентство обязуется выполнять информационное обязательство в отношении кандидатов, и приложить образец такого обязательства в качестве приложения к соглашению.
В этой модели кадровое агентство выступает в роли обработчика, который ищет кандидатов на работу от имени и в интересах потенциального работодателя. Агентство не использует собранные персональные данные в своих целях, не включает их в свои файлы персональных данных. После окончания сотрудничества, в соответствии с инструкцией по возложению на обработку персональных данных, следует удалить персональные данные кандидатов.
Смешанная модель
Последнюю из моделей сотрудничества можно охарактеризовать как смешанную. От имени нашей компании ABC (потенциальный работодатель) агентство будет набирать сотрудников двумя способами. Он ищет кандидатов с помощью объявлений о вакансиях, опубликованных от имени клиента, но также может получать заявки из собственных наборов данных. Поэтому мы будем иметь дело с комбинацией двух ситуаций, описанных выше.
Компания ABC должна не забыть заключить с агентством соглашение о субпроцессинге, а если агентство набирает кандидатов из собственных ресурсов, следует учитывать, что личные данные будут переданы.
В связи с вышеизложенным следует отметить, что два вышеуказанных способа получения кандидатов будут по-разному формировать информационное обязательство. В ситуации, когда агентство приобретает кандидатов от своего имени и включает их в свои базы данных, заявка будет передана путем предоставления данных потенциальному работодателю, который должен выполнить обязательство по вторичной информации в соответствии со ст. 14 Общего регламента по защите данных. Однако, когда агентство ищет кандидатов от имени и по поручению клиента, оно должно выполнять информационное обязательство по ст. 13 Общего регламента по защите данных.
Подробнее о самом обязательстве по предоставлению информации вы можете прочитать в серии статей в нашем блоге: Обязательство по предоставлению информации GDPR.
Резюме
Начиная сотрудничество с агентством по подбору персонала, потенциальный работодатель должен тщательно проанализировать, как будет осуществляться подбор персонала. Именно метод набора кандидатов будет определять права и обязанности сторон, а также форму информационного обязательства. Забота о корректной передаче персональных данных соискателей между агентством и потенциальным работодателем не является и не должна быть односторонней. Каждое агентство должно проверить, как оно работает в части обработки и передачи персональных данных кандидатов за пределы своей структуры. Принятие неправильной модели сотрудничества и легализация процесса передачи персональных данных может повлечь за собой негативные последствия как для агентства, так и для его клиентов, в виде контроля со стороны надзорного органа, штрафа или даже требований о возмещении ущерба.